5 Gründe, warum Ihr Labor noch mit Fax arbeitet und warum das Ihre Praxis bremst

Sie kennen das vermutlich: Auftragszettel per Fax, Patientenfotos per WhatsApp, Rückfragen per Telefon, Statusupdates per E-Mail, und am Ende fehlt trotzdem eine Information. Medienbrüche zwischen Praxis und Labor sind nicht die Ausnahme, sondern Alltag. Und dieser Alltag kostet Zeit, Nerven und nicht selten Qualität. In diesem Artikel sehen wir uns die fünf Begründungen an, die Praxen am häufigsten hören, wenn sie ihr Labor nach digitalen Abläufen fragen, und was jede davon für Ihren Praxisalltag bedeutet.

Grund 1: Gewohnheit

„Das haben wir schon immer so gemacht.“ Gewohnheit ist in jedem Betrieb eine der stärksten Kräfte. Abläufe, die über Jahre gewachsen sind, fühlen sich richtig an, auch wenn sie objektiv umständlich sind. Das Faxgerät steht seit Jahren im Labor, der Auftragszettel hat sich bewährt, die Telefonnummer ist in Ihrer Praxis eingespeichert. Warum etwas ändern?

Weil jede analoge Schnittstelle ein Risiko ist, und zwar für Ihre Praxis. Ein unleserlicher Auftragszettel führt zu einer Rückfrage, die Ihren Eingliederungstermin verschieben kann. Ein per WhatsApp versendetes Foto geht im Chatverlauf unter. Eine mündliche Absprache wird unterschiedlich erinnert. Die Kosten dieser Reibung sind real. Sie stehen nur auf keiner Rechnung, sondern zeigen sich in Nacharbeit, verschobenen Terminen und unzufriedenen Patienten.

Grund 2: Die Kosten

„Eine digitale Lösung ist zu teuer.“ Die Kosten einer digitalen Auftragsabwicklung sind sichtbar und bezifferbar. Die Kosten des Status quo sind unsichtbar, aber sie entstehen trotzdem, und zwar auf beiden Seiten: Jede Rückfrage, jedes nachgereichte Foto und jede Klärung am Telefon unterbricht Ihren Behandlungstag.

Dazu kommen Fehler durch unvollständige Informationen, doppelte Arbeit durch Missverständnisse und die schwer bezifferbaren Kosten, wenn ein Patient ein zweites Mal einbestellt werden muss. Zählen Sie ruhig einmal einen Monat lang mit, wie oft in Ihrer Praxis wegen eines laufenden Auftrags telefoniert wird.

Grund 3: Die vermutete Nachfrage

„Die Praxen wollen das nicht.“ Diese Annahme beruht meistens nicht auf Nachfrage, sondern auf Vermutung. Viele Praxen arbeiten längst mit Intraoralscanner und digitaler Dokumentation. Wer einen vollen Terminkalender hat, möchte keine Telefonate über Zahnfarben oder Auftragsdetails führen.

Was Praxen brauchen: klare Abläufe, verlässliche Termine und die Gewissheit, dass alle Informationen vollständig angekommen sind. Wenn Ihr Labor das nicht anbietet, liegt es nicht an Ihren Erwartungen. Sprechen Sie es an, oder arbeiten Sie mit einem Partner, der diese Abläufe bereits anbietet.

Grund 4: Die Zeit

„Wir haben keine Zeit für die Umstellung.“ Verständlich. Auch Labore sind ausgelastet, und ein Systemwechsel klingt nach Aufwand. Die Frage ist aber nicht, ob Zeit für eine Umstellung da ist, sondern wie viel Zeit der aktuelle Ablauf jeden Tag kostet, in Ihrer Praxis ebenso wie im Labor.

Eine Umstellung muss nicht abrupt erfolgen. Der pragmatischste Weg ist schrittweise: zuerst vollständige Aufträge mit allen Pflichtangaben, dann ein standardisiertes Foto- und Scan-Protokoll, dann ein fester Ansprechpartner, der Ihre Fälle kennt. Jeder Schritt erspart Ihrem Praxisteam Rückfragen und Anrufe.

Grund 5: Es läuft ja

„Das funktioniert doch.“ Kurzfristig stimmt das. Der Fax-Workflow funktioniert, allerdings nur in dem Sinne, dass Aufträge irgendwie ankommen und Arbeiten irgendwie fertig werden. „Irgendwie“ ist aber kein Standard, auf den Sie Ihre Terminplanung und die Versorgung Ihrer Patienten stützen möchten.

Die Zahnmedizin wird digitaler: Intraoralscanner ersetzen Abformungen, CAD/CAM-Workflows ersetzen manuelle Arbeitsschritte, die digitale Fallübergabe ersetzt das Faxgerät. Praxen, die selbst digital arbeiten, erwarten zu Recht Partner, die das ebenfalls tun.

Worauf Sie als Praxis achten können

Digitalisierung muss nicht bedeuten, alles auf einmal umzukrempeln. Achten Sie bei der Versorgung Ihrer Patienten auf drei Dinge: Erstens eine sofortige Prüfung Ihrer Unterlagen mit Rückmeldung, wenn Angaben fehlen. Zweitens ein standardisiertes Foto- und Scan-Protokoll, damit alles dokumentiert und nachvollziehbar ist. Drittens einen festen Ansprechpartner und planbare Liefertermine, damit Sie jederzeit wissen, woran Sie sind.

So arbeiten Sie mit BWF Prothetik & Ästhetik, Ihrem Partner für Premium-Zahnersatz: Sie übergeben Ihre Fälle digital per Intraoralscan oder analog per Abformung, mit Foto-Protokoll und Auftragszettel. Wir prüfen die Unterlagen und melden uns sofort, wenn etwas fehlt. Der Liefertermin ist planbar. Alle Rückfragen klären Sie mit Ihrem festen Ansprechpartner.